Canal interno de información

En cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, FUNDACIÓ FEDEFARMA hace constar que cuenta con un Sistema Interno de Información, siendo la Fundación la responsable del tratamiento de los datos personales de conformidad con lo dispuesto por la legislación vigente en este ámbito.

Con la finalidad de reforzar la cultura de la información y las infraestructuras de integridad de FUNDACIÓ FEDEFARMA, y de fomentar la cultura de la comunicación como mecanismo de prevención de acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracciones del Derecho de la UE, infracciones penales, administrativas graves o muy graves o laborales relativas a salud y seguridad, la Fundación ha nombrado a los miembros del Comité de Ética como Responsables del Sistema Interno de Información, delegando la gestión del mismo y la investigación de comunicaciones en la responsable del área Jurídica de Grupo Fedefarma (RDSII), miembro de dicho Comité, y tiene activado, por varios medios, un Canal de Denuncias (en lo pertinente, Canal Interno de Información) para poder contactar:

• En la dirección de correo electrónico: canaldenuncia@fundaciofedefarma.org, que recibe y gestiona la persona RDSII (responsable del área Jurídica).
• En la dirección postal: C/ Coneixement, 7-13, Illa A3.1, Centre de Negocis, de Gavà - a la atención de la persona RDSII (responsable del área Jurídica).
• Mediante escrito entregado a la persona RDSII (responsable del área Jurídica).
• Mediante solicitud de reunión presencial (*en el plazo máximo de siete días) con la persona RDSII (responsable del área Jurídica).

La comunicación a través de visita presencial con la persona miembro del Comité de Ética y RDSII deberá documentarse, siempre previo consentimiento de la persona informante, de alguna de las siguientes maneras:

• a) mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible. En este caso, se advertirá a la persona informante de dicha grabación, así como del tratamiento de sus datos, de acuerdo con lo que establece el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
• b) a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por la persona responsable de tratarla.

Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo con la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá a la persona informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.

El Sistema Interno de Información cumple con los requisitos del artículo 5.2 de la Ley de referencia:

• a).- Permite que las personas a las que se aplica la Ley puedan comunicar informaciones, por varios medios, sobre las infracciones previstas en su artículo 2.
• b).- Se gestiona de forma segura, garantizando que las comunicaciones puedan tratarse de forma efectiva, así como la confidencialidad de la identidad de la persona informante y de cualquier tercera persona mencionada en la comunicación y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.
• c).- Cuenta con una Política que establece garantías para la protección de las personas informantes:
  • Acuse de recibo en el plazo de siete días naturales siguientes a la recepción de la información.
  • Plazo máximo de tres meses para dar respuesta a las actuaciones de investigación, en los términos del artículo 9 de la Ley, cumplimentando y custodiando de forma diligente un Libro-Registro de Informaciones.
  • Posibilidad de mantener la comunicación con la persona informante.
  • Establecimiento del derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen y a ser oída.
  • Garantía de confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a personal no responsable de su tratamiento, así como la obligación de que la persona que la reciba la remita inmediatamente a la persona Responsable Delegada del Sistema.
  • Respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
  • Respeto a las disposiciones sobre Protección de Datos (Título VI de la Ley de referencia).
  • Compromiso de remisión de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito.

FUNDACIÓ FEDEFARMA tratará los datos personales incluidos en las comunicaciones que se reciban y queden amparadas por la Ley 2/2023, como responsable del tratamiento, con la finalidad de poder gestionarlas e iniciar, en su caso, el procedimiento de investigación correspondiente. La base jurídica del tratamiento será el cumplimiento de una obligación legal, derivada de la Ley de referencia. Si la comunicación contiene categorías especiales de datos, la base jurídica será el interés público esencial, de conformidad con el artículo 9.2.g) del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales. No se recogerán datos manifiestamente innecesarios para tratar una información específica y se suprimirán sin dilación indebida los recabados accidentalmente. Los datos de categorías especiales se suprimirán inmediatamente, sin proceder a su registro y tratamiento, conforme al artículo 32.2 de la Ley 2/2023.

Asimismo, se informa de que estos datos personales podrán ser tratados y cedidos únicamente por el personal autorizado para ello, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en FUNDACIÓ FEDEFARMA o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan. Los datos personales se conservarán el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados. En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción sin haberse iniciado actuaciones de investigación, los datos se suprimirán. Las comunicaciones no tramitadas sólo podrán conservarse anonimizadas como evidencia del funcionamiento del sistema.

También se suprimirán aquellos datos personales que no se consideren veraces, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.

Finalmente, se hace constar que en cualquier momento la persona comunicante podrá solicitar al responsable del tratamiento el acceso a sus datos personales, su rectificación o supresión, o la limitación de su tratamiento, u oponerse a este, en los términos y con los límites legalmente aplicables, enviando un escrito al domicilio postal C/ Coneixement, 7-13, 08850 Gavà (Barcelona) o bien al correo electrónico dpo@fundaciofedefarma.org. En caso de disconformidad con el tratamiento de sus datos, podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, organismo que ostenta la autoridad de control en la materia, ubicada en C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).

FUNDACIÓ FEDEFARMA se compromete expresamente a no llevar a cabo actos constitutivos de represalia, incluidas amenazas o tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en la Ley 2/2023, y a aplicar medidas de protección durante la tramitación de un expediente, respecto de las personas afectadas por una posible comunicación.

Cuando una persona que hubiera participado en la comisión de la infracción administrativa objeto de la información sea la que informe de su existencia mediante la presentación de la información, y siempre que esta hubiera sido presentada con anterioridad a que hubiera sido notificada la incoación del procedimiento de investigación o sancionador, el órgano o autoridad competente para resolver el procedimiento, mediante resolución motivada, podrá eximirle del cumplimiento de la sanción administrativa que le correspondiera siempre que resulten acreditados los extremos mencionados en el artículo 40 de la Ley de referencia.